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3S 電話解析データー

おはようございます。ちょっと肌寒い土曜日ですね。

先月取り組んだデーターをようやくまとめることができたので発表します。

仕事の状況を把握して分散させるための元データーとして10月一ヶ月の
固定電話への電話の実態調査をしました。
各固定電話の脇にこのような記入シートを用意して電話をとった人が
必ず記入するようにしました。
de-ta-1

1ヶ月の固定電話への件数は401件ありました。
誰に何件どこからの電話がかかってきたのかを分析しました。
分析結果は下記です。
kaiseki1
kaiseki2

このデーターからいろいろとわかります。
また9月に社内のケイタイをマネージャーに配布したので社内間の連絡電話が比較データーを
とってはいませんが非常にすくなくなっていると感じました。
それ以外に個々の人間によって内訳にはある程度の特徴が見られます。

当初の目的では事務所の固定電話を取る件数を少なくしたいという思いがあります。
事務所に常にいる(経理の国分さん・データー入力処理をする吉田さん)がひどいときには電話のとり
でかなりの時間を費やすことになっていたためです。
特に営業の人間(私をふくめ)は社内をうろうろしていたり、外出が多いため、電話がかかってきてから
本人へ連絡するまでのタイムロスがあります。お客様をお待たせすることにもなります。

それを会社ケイタイを導入することで多少は改善されたとは思うのですが、依然として固定電話への
連絡は多いように感じました。

また得意先以外からの電話(社長がとっても多いですね。宣伝やら、展示会関連、その他ボランティア的地域貢献PTAなど)にも時間をとられている人や、飛びぬけて電話対応率が高い(私など)
実際 社内の内線・また各自がもっているケイタイへの連絡は省いてのデーターなので
いかに毎日電話対応に時間をとられているかが判ります。
ケイタイのデーターに関しては、ケイタイ会社からくる明細をもとにデーターを分析して、合算して
データーを作成したいと考えているのですが、いずれにしても、今後電話の内容について(納期・品質・など)も分析を進めなければいけないなと強く感じました。
それを元に業務内容の効率化をはかれるよう改善策を考えていかないと、いつまでも仕事が
へりません。

今日は土曜日なので朝からほとんど電話はなってないのですが・・・。

私個人的には、お客様からの連絡が多いのは、こちらかの情報発信が不十分であるため、問い合わせの連絡が多かったり担当窓口となっているためあらゆる諸問題に対する電話が一旦集中してしまうなど考えられます。
ある程度組織的な仕事をしているにも関わらず、ロスがあるということですから、
再度担当別に連絡がとりやすい体制も作り直さないといけないなあと感じました。

このデーターをもとに社内的にも検討を進めていきたいとおもいます。

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2008.11.08 | | Comments(3) | Trackback(0) | 株式会社三協製作所

コメント

川端さんはいっぱいやることがあるのにまだこんな調査までしてはるんですか?
この調査結果から何を改善してどのような効果が出るのかとっても興味があります。
3Sもついにこの域に来ればいよいよ本物でしょうか。
三協さんに期待しています。

2008-11-08 土 18:31:31 | URL | 福地 #- [ 編集]

いっぱいやることがあるから改善しなきゃいけないんですけど。
会計士の先生からの提案でこの改善にとりくんでるです。私がいっぱい仕事をためるから(笑)
次は工場の中の作業分析をしたいなと考えてるんですが。そのためには一日空けてずっと工場にへばりついてる必要があるので今時間がないんですよね。作業者に作業しながらデーター取りをさせるのはちょっと危ないし大変だと思うので。データーとりの方法をもうすこし考えてからしたいなあって思ってます。万歩計管理とかの方法もあるみたいですが、動作線の管理はもうすこしおいといて、段取り換えのデーターとかをとって、作業者が自分たちでそのデーターから改善を考えてもらえないかと思案中です。
電話のデーターとりは比較的簡単ですし。取った人が記入するので、皆で協力したら福地さんのところでもすぐできますよ。本当は電話を何分したかとか。何についての話だったかとかまで調べたいのですが、なかなかそこまでは大変ですねえ。

2008-11-08 土 23:48:36 | URL | 川端 政子 #- [ 編集]

びっくり

たしかにここらへんまで、調べて無駄な時間を健在化していくことは、大切ですよね。
当社はそこまでいけそうにはありませんが、負けないように頑張っていきます。
押忍

2008-11-10 月 20:02:25 | URL | 原田 #- [ 編集]

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