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見積済みの書類

こんにちは三協製作所の川端です。うさぺよ~ん

今日はみんなは見積済みの書類をどうしてるんだろうかとおもい書き込みしました。

つねひごろ。たくさん見積をしますが。見積済みの書類は個々の担当者がそれぞれ保管してました。
担当者が不在のときは問い合わせがあってもよくわかりません。
人によってPCに保管してるひともいればペーパーで保管している人もいて、見積した本人以外の人間がみつけるのは大変です。
社長から言われた書類は遅くても5秒以内にとりだしなさいといわれているけどとても5秒でさがせていません。

で、見積済みの書類は共有書類として共有スペースに保管することにしました。
保管期限は3ヶ月でそれ以降は、問い合わせまったくないものは破棄。まだみる可能性のあるもののみスキャナで取り込み管理することとにしました。
また見積済み書類は 新規顧客と従来の顧客に分けて会社ごとにフォルダにいれて保管し、誰でもすぐに探し出せるようにしました。

こんな感じです↓
見積済みBOX1

会社ごとにフォルダ管理↓
見積済みBOX2


でもまだもっといい方法があるのではないかとかおもいます。
みなさんはどんな風に管理されているのか参考におしえてほしいです。お願い

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2008.07.08 | | Comments(2) | Trackback(0) | 株式会社三協製作所

コメント

この問題は難しい・・

まさにコレなんです。
当社もこんな資料ばっかりで、またこれが全然手をつけてなくて、明快な解決策としては文書管理システムの構築なんでしょうけど、それは現時点で片付けることができて、はじめて機能するのでしょうねぇ

2008-07-08 火 12:26:14 | URL | 原田 #- [ 編集]

そうかあ・・。

v-393みんな同じ悩みをかけてるんですね。
PCで保存しているものの。情報セキュリィティー的にはまた別の問題もありますしね。
社長からも情報セキュリティーの見地からPC内のデーターの3Sをするようにと課題を私ももらってます。
一応勉強中!セキュアドの資格をとりにいこうかと画策中です

2008-07-08 火 14:37:11 | URL | 川端 政子 #8KU7TB9w [ 編集]

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